So bereiten Sie die Kassennachschau vor

Betroffen von der Kassennachschu sind vor allem bargeldintensive Betriebe, wie Bäcker, Wirte, Friseure oder Ladengeschäfte. Bei einer Kassennachschau darf der Finanzbeamte die Räume des Unternehmens unangekündigt betreten. Dies unabhängig davon ob dort ein elektronisches Kassensystem oder eine offene Ladenkasse verwendet wird. Entdeckt der Prüfer dabei Mängel drohen Hinzuschätzungen von Umsätzen und Steuernachzahlungen. Bei Unregelmäßigkeiten kann der Prüfer sofort zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen.

Bei einer Kassennachschau schaut der Prüfer zunächst, ob das Kassensystem den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Das bedeutet, jedes elektronische Kassensystem muss alle Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzeichnen. Außerdem muss dem Prüfer eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden können.

Grundsätzlich kann die Prüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu jeder Zeit vorgenommen werden, solange der Unternehmer oder Arbeitnehmer des Unternehmens anzutreffen sind. Ob der Chef selbst anwesend ist, spielt dabei keine Rolle. Daher ist es wichtig, dass Unternehmer für ihre Abwesenheit einen Ansprechpartner benennen, der dem Finanzbeamten Auskunft geben darf. Alle anderen Mitarbeiter sollten keine Gespräche mit dem Finanzbeamten führen und bei Nachfragen auf den Ansprechpartner verweisen.

Wir raten Unternehmern, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen und diese revisionssicher zu archivieren. Jeder Unternehmer sollte außerdem wissen, wie er sich verhalten sollte, wenn der Finanzbeamte unangekündigt erscheint.

• Ruhe bewahren und sich den Dienstausweis vorlegen lassen. In der Regel hat der Finanzbeamte auch eine Prüfungsanordnung in der Tasche.
• Die Kassennachschau darf innerhalb der betriebsgewöhnlichen Geschäftszeiten jederzeit in den Geschäftsräumen durchgeführt werden. Theoretisch kann er auch noch um 22 Uhr eine Kassennachschau beginnen, wenn das Restaurant bis 23 Uhr geöffnet hat.
• Der Unternehmer ist zur Vorlage der angeforderten Unterlagen und zur Mithilfe verpflichtet. Keinesfalls sollten voreilig nicht angeforderte Unterlagen herausgegeben werden.
• Ist der Unternehmer nicht anwesend, sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit zur Benachrichtigung des Betriebsinhabers und des Steuerberaters einfordern. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

• Unternehmer sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
• Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden.
• Auch alle sonstigen Bargeld-Bewegungen aus der Kasse sind zu erfassen.
• Die Kasse sollte immer aktuell gepflegt und bereit für einen Kassensturz sein.
• Falls der Prüfer danach fragt: Das Handbuch und das Änderungsprotokoll bereithalten.

Was bringt uns das Jahr 2020 in Bezug auf Kassen?
Die Regeln für den Einsatz von elektronischen Kassen wurden in den vergangenen Jahren immer weiter verschärft. Zuletzt mit dem Ende 2016 verabschiedeten Kassengesetz (offiziell: „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“). Ab dem Jahr 2020 ist zusätzlich zur elektronischen Kasse eine technische Sicherheitseinrichtung erforderlich, welche Manipulationen an der Kasse verhindern soll. Mehr erfahren Sie hier…

Immer mehr Kunden und Steuerberater berichten, dass seit Anfang 2019 die Prüfer vom Finanzamt die Kassenführung besonders in den Fokus nehmen. Grundlage ist dabei die GoBD. In der letzten Zeit haben sich deswegen zunehmend auch Finanzgerichte mit der Kassenführung von bargeldintensiven Unternehmen beschäftigt. Werden hier Fehler festgestellt, kommt es schnell zu schmerzhaften und kostspieligen Hinzuschätzungen. Mehr dazu hier…